Planung ohne Mythos
Hochzeitsplanung ist komplex, aber kein Rätsel.
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf – von der Wahl der Location über das Konzept bis hin zur Struktur des Tages. Aber ich verstehe total, wenn sich Planung im ersten Moment überwältigend anfühlt – zwischen Erwartungen, Entscheidungen und Zeitdruck verliert man schnell den Überblick.
Genau deshalb ist ein klarer Ablauf so entscheidend: kein Pinterest-Chaos, keine spontanen Kompromisse, sondern Entscheidungen mit Struktur. Hier findest du einen Überblick über die wichtigsten Phasen einer professionellen Planung – damit du weißt, worauf es wirklich ankommt.
Die Location ist die Grundlage jeder Planung.
Sie beeinflusst Stil, Budget, Logistik und Design – weit mehr, als viele denken.
Wer früh sucht, hat mehr Auswahl und kann Entscheidungen bewusst treffen.
Budgetrahmen, ungefähre Gästezahl, Datum – und was euch wichtig ist: Atmosphäre, Lage, Stil oder Komfort. Wer das vorher klar hat, spart sich Zeit, Energie und Enttäuschung.
Nicht zehn. Aber auch nicht nur eine. Nach zwei bis drei Besichtigungen weiß man meist, was sich richtig anfühlt – und worauf man verzichten kann. Mehr Termine verwirren oft mehr, als sie helfen.
Weil gute Locations selten die sind, die auf jedem Hochzeitsblog und bei jedem zweiten Brautpaar auf Instagram auftauchen. Qualität zeigt sich nicht in Reichweite, sondern in Abläufen, Betreuung und Authentizität. Nicht alles, was auf Fotos perfekt aussieht, funktioniert auch in der Realität.
Gerade weil ich Locations, die anfangs durch ihren Online-Auftritt nach nicht viel aussahen, eine Chance gegeben habe, bin ich auf so viele tolle versteckte Juwelen gestoßen. Ein wahres Bild kann man sich immer erst machen, wenn man wirklich die Location vor Ort gesehen hat.
Auf die Location folgt das Konzept.
Farben, Formen und Atmosphäre orientieren sich immer am Ort und der Tagesstruktur.
Ein gutes Konzept ist klar, funktional und visuell stimmig – nicht überladen, sondern durchdacht.
Bevor Dienstleister gebrieft und Angebote eingeholt werden. Erst die Linie, dann die Buchungen – sonst macht ihr euch doppelt Arbeit, wenn ihr noch viele Dinge verändert und ständig jede kleinste Änderung kommunizieren müsst. Im schlimmsten Fall zahlt ihr sogar doppelt.
Plus: Für die Dienstleister ist es auch nicht schön, ständig Änderungen in Brocken zugeworfen zu bekommen und dann umzusetzen, nur damit am nächsten Tag wieder alles über Bord geworfen wird.
Ganz einfach: Es lässt sich auf alle Touchpoints übersetzen.
Das bedeutet, es lässt sich auf alle Bereiche anwenden: Papeterie, Floristik, Mobiliar, Licht, Bar, Musik, Dresscode, Gästeführung – ohne dass es bemüht wirkt.
Mein Tipp: Geht in einen Baumarkt und dort in die Abteilung mit den Farben. Überlegt euch, welche Farben ihr schön findet, und nehmt verschiedene Farbkarten mit. Dann könnt ihr euch zu Hause in Ruhe hinsetzen und schauen, welche Farben harmonieren und euch gefallen.
Alternativ könnt ihr das natürlich auch online mit Farbpaletten machen.
Und gaaanz wichtig: Denkt bei eurer Wahl mit an die Location. Die Farben von Boden und Wänden bestimmen mit, wie die Farbpalette am Ende wirkt.
Keine Hochzeit lebt von Deko allein.
Sie lebt von den Menschen, die sie umsetzen – vom Saxophonist bis zur Floristin, von der Köchin bis zur Technik.
Eine klare Struktur und verbindliche Zeitplanung halten alles zusammen.
So entsteht ein Ablauf, der funktioniert – und sich am Tag selbst leicht anfühlt.
Struktur in der Kommunikation, klare Angebote, Verträge, Deadlines.
Profis wissen, was sie brauchen, und sagen es auch.
Wichtiger Tipp: Wenn ihr das Gefühl habt, dass jemand nicht professionell arbeitet, dann hört auf dieses Gefühl. Das Bauchgefühl lügt ja bekanntlich nie.
Es empfiehlt sich alle Dienstleister, die nur einmal pro Tag verfügbar sind zuerst zu buchen. Denn diese Dienstleister können auch nur für ein Brautpaar am Tag zur Verfügung stehen. Dazu gehören: Fotografen, Videografen, Wedding Day Manager, Catering, Musik, Trauredner, Content Creator. Alles andere baut darauf auf.
Auch hier gilt: Wer zu spät bucht, wählt nicht mehr – er nimmt, was übrig ist.
Datum, grober Ablauf, Location, Budgetrahmen und ein klares Briefing mit allem, was euch wichtig und für den Dienstleister relevant ist. Lieber zu viele Informationen, als zu wenig.
So können die Profis besser einschätzen, ob und wie sie euch unterstützen können.
Kommunikation ist die halbe Ästhetik.
Änderungen gehören zur Planung – und sie passieren öfter, als man denkt. Gerade dann ist es wichtig, dass Informationen nicht irgendwo versanden. Je klarer ihr kommuniziert, desto ruhiger läuft es. Gleichzeitig gilt: Nicht jeder muss jedes Detail kennen – aber die Richtigen müssen es zur richtigen Zeit wissen.
Alles, was du im Voraus planen, organisieren und abklären kannst, erspart dir am Tag selbst Stress und Nerven.
Damit der Tag ruhig verläuft, ist es wichtig, dass die Koordination nicht mehr bei dir liegt.
Ein fester Ansprechpartner für alle Dienstleister sorgt dafür, dass Fragen und kleine Probleme gelöst werden, ohne dass du überhaupt etwas davon mitbekommst.
So bleibt der Ablauf entspannt – und du kannst dich auf das konzentrieren, worum es wirklich geht: den Moment.
Durch klare Übergabe: alle Dienstleister wissen, an wen sie sich wenden – und das seid nicht ihr. Ein Ablaufplan ersetzt 20 Rückfragen. Aber die Ansprechperson ist es letztendlich, die euch jegliche Fragerei abnimmt.
Dann zählt Ruhe. Gute Vorbereitung erlaubt schnelle Entscheidungen, aber nur, wenn Optionen bereits feststehen. Daher ist es immer wichtig, sich im Voraus bereits Gedanken um den Plan B gemacht zu haben. Denn Improvisation funktioniert nur mit Struktur im Hintergrund.
Aufbauzeiten, Ansprechpartner, Logistik, Programm, Zeitfenster für Set-up und Pausen. Kein unnötiger Schnickschnack – aber alles, was Zeit kostet, gehört definitiv in den Plan.
Pinterest ist keine Strategie und Excel kein Konzept. Ideen zu sammeln ist einfach – sie in eine logische Reihenfolge zu bringen, die mit Budget, Logistik und Dienstleistern funktioniert, ist das, was Planung ausmacht. Und genau da fängt gute Arbeit an: nicht bei der Ästhetik, sondern bei der Struktur.
Kurz vorher ist zu spät. Was Monate dauert, kann man nicht in Tagen retten – und Improvisation rettet keine Logistik. Wer glaubt, dass sich Strukturen in letzter Minute bauen lassen, verwechselt Planung mit Hoffnung.
Und ganz ehrlich: am Tag selbst willst du nicht mehr diskutieren, sondern genießen.
Instagram zeigt dir Ästhetik, nicht Arbeitsweise. Die schönsten Bilder bringen nichts, wenn Kommunikation, Abläufe und Verträge nicht sitzen.
Professionalität sieht man selten am Feed.
Wenn Planung nur aus schönen Dingen bestünde, wäre Pinterest längst ein Beruf. Echte Planung ist das, was dafür sorgt, dass Licht, Timing und Dienstleister funktionieren, damit das Ergebnis mühelos wirkt, obwohl es minutiös vorbereitet wurde. Wer nur Deko denkt, plant ein Bild – kein Erlebnis.
Planung endet nicht hier.
Zwischen Dienstleisterlisten, Ablaufplänen und Designentscheidungen liegen unzählige kleine Abstimmungen, Änderungen und To-dos.
Jede Phase bringt neue Fragen und genau dafür ist Erfahrung entscheidend: zu wissen, wann man entscheidet, was man abgibt und worauf man sich konzentriert.
Wenn ihr merkt, dass Planung mehr ist als schöne Ideen und Tabellen – sondern ein Prozess, der Struktur, Timing und Überblick verlangt – dann lasst uns sprechen.
